چرا مدیریت زمان جواب نمیدهد؟ ( پارت 3 )
ماتریس اولویتبندی ؛ کدام کار را اول انجام دهی؟
اگر تو بتوانی تمام کارهایت را اولویتبندی کنی و بدونی که قرار است چه کار کنی، ۵۰% از مشکل حل میشود.
مشکل اکثر کارآفرینان این است که نمیدانند فرق فوری و مهم کجاست. نتیجه : چندباره روز خود را صرف کارهایی میکنند که فقط فوری هستند، نه مهم.
ماتریس اولویتبندی یا ماتریس ( آیزنهاور )
کار فوری و کار مهم چیست؟ فرق کار فوری و کار مهم رو میدونی ؟
دو بُعد هستند: ( ۱.اهمیت ( کار تأثیر بالایی دارد یا نه) ۲. فوریت ( کار باید امروز انجام شود یا نه )
این دو بُعد ۴ ربع میسازند :
| فوری است | فوری نیست | |
| مهم است | ربع ۱ | ربع ۲ |
| مهم نیست | ربع ۳ | ربع ۴ |
ربع ۱: فوری + مهم
- مثال: تماس از بزرگترین کلاینت، مشکل سریع در سیستم، موعد دهی فرداشب
- باید انجام بدی: همین الآن
- نسبت وقت: ۲۰% از روز
ربع ۲: مهم + غیرفوری (بهترین ربع)
- مثال: توسعهِ یک محصول جدید، یادگیری مهارت جدید، تدوین استراتژی
- باید انجام بدی : منظمتر و منطقیتر
- نسبت وقت: ۵۰% از روز
- چرا؟ این کارها برنامهریزشده و عمیق هستند. نتایج بلندمدت دارند.
ربع ۳: فوری + غیرمهم
مثال: پیامهای فضای مجازی از همکارها، ایمیلهای بیمعنی، تماسهای کوتاه بیفائده
- عاقبت : تو فکر میکنی مشغول هستی اما در واقع بیفائده شغل میکنی
- نسبت وقت: ۲۰% از روز
ربع ۴: غیرفوری + غیرمهم
- مثال: مرور شبکههای اجتماعی، دیدن سریالها، صحبتهای بیاساس
- باید: حذف یا بسیار محدود کنی
- نسبت وقت: ۰% یا خیلی کم
مثال واقعی از کسبوکار ایرانی:
یک صاحب فروشگاه آنلاین ایرانی دیسکورد را بررسی کرد:
- ۲ ساعت به پاسخ دادن به پیامهای غیرضروری ( ربع ۳)
- ۱۵ دقیقه به بهتری محصولش ( ربع ۲ )
- ۳۰ دقیقه به حل مشکلات واقعی ( ربع ۱)
- ۲ ساعت به دیدن تلگرام (ربع ۴)
درآمدش: سالساز اما رشد نمیکرد سپس:
- ربع ۳ و ۴ را حذف کرد ( ۴ ساعت خالی شد )
- این ۴ ساعت را به ربع ۲ اختصاص داد
- نتیجه : در ۶ ماه محصولات جدید راهاندازی کرد و درآمدش دو برابر شد
کارهایی که بیسروصدا وقتت را میخورند !
« زمان خاکستری » کارهایی هستند که :
- آنقدرها فوری نیستند اما یعنی میرسند شروع شوند
- آنقدرها غیرمهم نیستند اما اولویت ندارند
- نتیجه: بدون توجه شروع میشوند و ساعتها طول میکشند
مثالها:
- صحبتهای دیگران در دفتر ( چند دقیقه شروع میشود، یک ساعت طول میکشد )
- تصحیح ایمیلها ( باید انجام شود اما نه الآن )
- تدوین گزارش برای مدیریت ( مهم است اما میتواند فردا انجام شود )
چرا خطرناکاند؟
- هیچ نتیجه بزرگی ندارند
- اما روز را پخش میکنند
- اگ دو تا از این کار انجام بدهی: ۳ تا ۴ ساعت وقت تلف میشود
راهحل: ۱. یکجا انجام بده ( نه دفعاتهایِ پخششده )
- مثل: صبح ۱۵ دقیقه تمام ایمیلها را جواب بده، نه هر ۳۰ دقیقه یکی
۲. زمان معین برای آنها قرار بده
- مثل: هر روز ۴ تا ۴:۳۰ بعدازظهر صحبتهای دفتری
۳. شروط تشریح کن ( برای تیمت )
- مثل: « من ۳۰ دقیقه قبل از پایان شیفت در دسترس نیستم »
مثال واقعی – ماتریس کارآفرینی ایرانی
بیایید یک کسبوکار واقعی ایرانی را با هم تجزیه و تحلیل کنیم:
کسبوکار: یک استارتاپ طراحی گرافیک با ۵ نفر تیم
| کار | فوری؟ | مهم؟ | ربع | عمل | ||
| پیامهای کلاینتها | ✅ | ✅ | ۱ | انجام فوری ( ۳۰ دقیقه صبح ) | ||
| طراحی محصول جدید | ❌ | ✅ | ۲ | ۴ ساعت محدود روزی | ||
| تماسهای کوتاه همکاران | ✅ | ❌ | ۳ | فقط ۱۵ دقیقه ظهر | ||
| اینستاگرام چک کردن | ❌ | ❌ | ۴ | حذف یا شب | ||
| مذاکره با مشتری نو | ✅ | ✅ | ۱ | امروز | ||
| یادگیری نرمافزار جدید | ❌ | ✅ | ۲ | ۲ ساعت هفتهای | ||
| تصحیح حسابیها | ✅ | ❌ | ۳ | فقط پنجشنبه شام |
نتیجه اجرای این ماتریس:
- تیم ۲ ساعت کار متمرکز روزی (ربع ۲) = یک محصول جدید هر ماه
- ۳۰ دقیقه برای کارهای فوری مهم = کلاینتها راضی
- بدون شلوغی = انرژی محفوظ
- نتیجه : درآمد ۴۰% افزایش یافت
پارت قبلی ( چرا مدیریت زمان جواب نمیدهد ؟ ( پارت 2 )
پارت بعدی ( چرا مدیریت زمان جواب نمیدهد؟ ( پارت 4 )
دیدگاهتان را بنویسید